هدف از فرآیند مدیریت ریسک شناسایی، تجزیه و تحلیل و به حداقل رساندن مشکلات احتمالی است که می تواند بر فعالیت های یک پروژه تأثیر بگذارد. مدیریت ریسک های پیش روی یک پروژه مهم است زیرا پایداری فعالیت های پروژه را تضمین می کند. اگر خطرات شناسایی و مدیریت نشوند، منجر به از دست رفتن منابع ارزشمند به ویژه افزایش بودجه اختصاص داده شده برای پروژه و زمان برنامه ریزی شده خواهد شد. اساس این فرآیند چارچوب PMBOK است که تأیید می کند که این فرآیند یک عمل اثبات شده است که به طور گسترده در مدیریت پروژه استفاده می شود.
هدف فرآیند مدیریت ریسک، رسیدگی به هر چیزی است که ممکن است مانع رسیدن پروژه به هدف نهایی شود. اگر خطرات شناسایی، اجتناب یا رفع نشوند، ممکن است پروژه با بودجه بیشتری ختم شود، به تعویق بیفتد یا حتی به طور کامل متوقف شود.
ریسک ممکن است در هر زمانی در طول چرخه عمر پروژه ایجاد شود. بنابراین، نیاز به کمک به پروژه وجود دارد که سرپا بماند و به هدف خود برسد. مدیریت ریسک نه تنها واکنشی است، بلکه باید بخشی از فرآیند برنامه ریزی باشد تا تمام خطراتی را که ممکن است در پروژه اتفاق بیفتد و راه های احتمالی برای کنترل ریسک ها در صورت وقوع استفاده شود.
ریسک های شناسایی شده در یک پروژه باید به منظور تعیین تعداد منابعی که باید به آنها تخصیص داده شود، ارزیابی شوند. این به خصوص در مورد اولویت بندی ریسک کمک می کند. این مهم است زیرا برخی از خطرات در صورت تأخیر یا عدم رسیدگی به فوریت پروژه باعث توقف پروژه می شوند.
اهداف فرآیند مدیریت ریسک عبارتند از:
- برای شناسایی خطرات.
- برای جلوگیری از خطرات.
- برای جلوگیری از خطرات.
- برای کنترل خطرات احتمالی.
- برای کاهش خطرات احتمالی.
- برای کاهش خطرات احتمالی.
دامنه فرآیند مدیریت ریسک شامل ذینفعان کلیدی پروژه مانند مدیر پروژه، تیم پروژه و حامی پروژه می شود. همه آنها اطمینان می دهند که همه خطرات احتمالی از قبل شناسایی و برنامه ریزی شده اند.
- دامنه فرآیند شامل موارد زیر است:
- تدوین برنامه مدیریت ریسک
- کارگاه ریسک
- شناسایی و ارزیابی ریسک
- تجزیه و تحلیل ریسک و برنامه ریزی پاسخ های ریسک
- کنترل ریسک
- اجرای استراتژی واکنش به ریسک
- ارزیابی مجدد ریسک
1. برنامه ریزی مدیریت ریسک
هدف مدیریت ریسک برنامه ریزی، تعریف نحوه مدیریت ریسک های موجود در پروژه است. مدیر پروژه وظیفه برنامه ریزی در مورد چگونگی انجام فرآیند مدیریت ریسک را دارد.
2. برنامه مدیریت ریسک را توسعه دهید
هدف از این فعالیت، مستندسازی چگونگی ارزیابی ریسک ها، مدیریت آن و هر چند وقت یک بار برنامه ریزی ریسک است. این به این دلیل است که خطرات در طول پروژه وجود دارد. مدیر پروژه موظف به تدوین برنامه مدیریت ریسک است.
طرح توسعه یافته باید مقیاسی را ارائه دهد که به کشف احتمال هر خطر کمک کند. این به این دلیل است که احتمال وقوع برخی از خطرات بیشتر از دیگران است.
برنامه مدیریت ریسک سند خروجی فعالیت برنامه مدیریت ریسک توسعه است. این جزئیات نحوه رسیدگی به خطرات پیش روی یک پروژه را شرح می دهد. همچنین تأثیرات مثبت و منفی بر پروژه و اقداماتی که برای مقابله با هر یک از آنها لازم است را نشان می دهد.
سپس طرح مدیریت ریسک برای بررسی و تایید به حامی پروژه ارسال می شود. حامی پروژه سند را بررسی می کند تا مطمئن شود که به طور رضایت بخشی تمام خطرات احتمالی پروژه و راه های کاهش احتمالی آنها را پوشش می دهد. سپس حامی پروژه سند را تایید می کند.
3. برگزاری کارگاه ریسک
هدف از این فعالیت این است که تمام ذینفعان کلیدی را در مورد ارزیابی ریسک های موجود در پروژه توضیح دهد. مدیر پروژه همه ذینفعان کلیدی پروژه را گرد هم می آورد تا یک ارزیابی رسمی از پروژه انجام دهد. این امر درک خوبی از ابزارها و مزایای تجزیه و تحلیل ساختاریافته ریسک های یک پروژه را تضمین می کند.
در این مرحله، مدیران پروژه‌های فعال، برنامه‌های مدیریتی دقیقی برای ریسک های پروژه های خود ارائه می کنند.
4. شناسایی خطرات
هدف این فعالیت شناسایی تمام ریسک هایی است که در یک پروژه از شروع تا بسته شدن آن وجود دارد. تیم پروژه جلسات طوفان فکری را برگزار می کند که در آن لیستی از همه چیزهایی که ممکن است اشتباه پیش برود ایجاد می کنند. همچنین شامل استفاده از چک لیست خطرات بالقوه و ارزیابی احتمال وقوع این رویدادها در پروژه است.
چک لیست برای شناسایی ریسک مهم است زیرا به تعیین ریسک های خاص در چک لیست کمک می کند و همچنین تفکر تیم را برای شناسایی مواردی که ممکن است در چک لیست گنجانده نشده اند گسترش دهد. منابع ریسک را می توان در دسته بندی ها در حین بررسی ریسک های بالقوه در یک پروژه نیز شناسایی کرد.
ثبت ریسک خروجی سندی است برای شناسایی فعالیت ریسک بنابراین تمام خطرات شناسایی شده در پروژه را ثبت می کند.
5. ریسک ها را تجزیه و تحلیل کنید
هدف از این فعالیت تعیین احتمال وقوع هر یک از ریسک های شناسایی شده است. تیم پروژه بر اساس معیارهای مختلف، فاکتور ریسک را تجزیه و تحلیل و تعیین می کند. بنابراین قوانین بسته به تأثیرات ریسک بر منابع فعالیت پروژه، جدول زمانی و برآورد هزینه اعمال می شوند.
یک ارزیابی باید برای تعیین تأثیر خطرات بر برنامه و بودجه، کیفیت و تدارکات پروژه انجام شود. بنابراین همه اینها به تیم پروژه کمک می کند تا تأثیر کامل ریسک ها را بر پروژه درک کند. سند ارزیابی احتمال ریسک و تاثیر سند خروجی فعالیت تحلیل ریسک است.
6. ریسک ها را ارزیابی کنید
هدف این فعالیت ارزیابی ریسک ها بر اساس احتمال وقوع آن و ضرر احتمالی که وقوع آن ممکن است برای پروژه ایجاد کند، می باشد. تیم پروژه احتمال وقوع ریسک و پتانسیل و شدت ضرری که ممکن است به همراه داشته باشد را ارزیابی می کند. این به این دلیل است که برخی از خطرات بیشتر از سایرین رخ می دهند و شدت آنها نیز متفاوت است.
ارزیابی ریسک ها مستلزم ایجاد درک درستی از ریسک های بالقوه ای است که بالاترین احتمال وقوع را دارند و بنابراین می توانند بر پروژه تاثیر منفی بگذارند. سند اولویت بندی ریسک خروجی فعالیت ارزیابی ریسک است.
7. پاسخ های ریسک را برنامه ریزی کنید
هدف از این فعالیت ایجاد استراتژی هایی است که باید برای کاهش خطرات شناسایی شده ایجاد شود. تیم پروژه ممکن است یک طرح پیشگیرانه یا اضطراری ارائه دهد.
این طرح ها در برگیرنده تمام راه حل های ممکن برای خطرات شناسایی شده ایجاد می شوند. بنابراین تیم با بهترین راه حل ممکن و به ترتیب اولویت به خطرات پاسخ می دهد. سند خروجی این فعالیت، استراتژی واکنش به ریسک است.
8. خطرات را کنترل کنید
هدف از این فعالیت حل یا کنترل تمام خطراتی است که ممکن است در پروژه رخ دهد. مدیر پروژه نیروهای مورد نیاز را برای کنترل ریسک تعیین می کند، در حالی که فردی که مسئولیت رسیدگی به ریسک را دارد، پیشرفت آن را پیگیری می کند تا اطمینان حاصل شود که به طور کامل حل شده است. بنابراین مدیر پروژه باید هر از چند گاهی به روز شود تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات دقیقی در مورد پیشرفت کلی پروژه دارد تا بتواند خطراتی را که ممکن است پیش بیاید شناسایی و کنترل کند.
همچنین نیاز به ارتباطات شفاف در هنگام کنترل خطرات وجود دارد. این تضمین می کند که همه سهامداران کلیدی درگیر در پروژه از اتفاقات آگاه هستند و بنابراین مراقب خطرات جدید هستند و می توانند به مدیریت فرآیند کمک کنند. سند طرح مدیریت ریسک به عنوان نقطه مرجع در فعالیت ریسک های کنترل عمل می کند.
9. اجرای استراتژی واکنش به ریسک
هدف از این فعالیت اجرای استراتژی های ایجاد شده برای پاسخ به ریسک است. تیم پروژه سیاست ها و رویه هایی را اجرا می کند که به جلوگیری یا به حداقل رساندن خطرات کمک می کند.
در حین اجرای استراتژی پاسخ به ریسک، دسته بندی ریسک ها به عنوان بالا، متوسط یا کم اهمیت دارد. این به اجرا کمک می کند زیرا واضح است که کدام خطرات باید اولویت بندی شوند زیرا ممکن است نیاز فوری به حل داشته باشند و بنابراین نیاز به توجه فوری دارند. این به این دلیل است که برخی از خطرات ممکن است باعث توقف پروژه شود و حتی ممکن است بدون اولویت دادن به حل آن خطرات تکمیل نشود.
10. ارزیابی مجدد ریسک
هدف این فعالیت ارزیابی مجدد خطرات شناسایی شده برای اطمینان از کاهش کامل آنهاست. مدیر پروژه ریسک را مجدداً ارزیابی می کند تا اطمینان حاصل کند که مطابق با آنها برخورد شده است. این مهم است زیرا شکست در کاهش کامل ریسک می تواند باعث زیان بزرگی به پروژه شود، به ویژه در منابع اختصاص داده شده به آن. این منابع می تواند مانند بودجه یا در جدول زمانی تعیین شده برای پروژه پولی باشد.
پس از ارزیابی مجدد ریسک ها، مدیر پروژه وظیفه دارد تصمیم بگیرد که آیا ریسک به طور کامل کاهش یافته است یا خیر. اگر ریسک کاهش نیابد، اجرای استراتژی پاسخ به ریسک مجدداً با ارزیابی مجدد ریسک انجام می شود. در غیر این صورت، اگر کاهش موثر بود، فرآیند مدیریت ریسک بسته می شود.
11. ریسک را به اتمام برسانید
این آخرین فعالیت و پایان فرآیند مدیریت ریسک است.
نتیجه
با هر پروژه جدید، خطرات جدیدی وجود دارد که در انتظار است. در حالی که اجتناب کامل از همه خطرات دشوار است اما می توان آنها را پیش بینی کرد، کاهش داد و به طور سیستماتیک از طریق فرآیند مدیریت ریسک حذف می شود. اطمینان حاصل کنید که تمام فعالیت های درگیر در این فرآیند را دنبال می کنید تا تیم پروژه در هنگام بروز خطر، واکنش پذیرتر و چابک تر شود.
منبع:
projectpractical
اضافه کردن دیدگاه
اضافه کردن دیدگاه