اگر وارد کار تجارت شوید درمی یابید که مدیریت زمان چه اهمیتی دارد. بهترین راه برای بهبود مدیریت زمان ثبت فعالیت های روزمره است. صرف دیدن اینکه چگونه وقت شما صرف می شود، شما را قادر می سازد تا بهره وری بیشتری داشته باشید.
قبل از شروع ثبت فعالیت های روزانه، دو انتخاب پیش رو دارید. اینکه کجا این کار را انجام دهید و چگونه آن را انجام دهید. بگذارید در مورد هر دو بحث کنیم.
فعالیت های روزانه خود را کجا ثبت کنید
به طور کلی، شما دو گزینه برای ثبت فعالیت های روزانه خود دارید: به طور فیزیکی یا دیجیتالی. اگرچه هیچ پاسخ “درستی” وجود ندارد اما دلایلی وجود دارد که مردم یکی را به دیگری ترجیح می دهند.
مزایای سیستم دیجیتال
به چند دلیل، بسیاری از افراد ترجیح می دهند کارهای خود را در یک تقویم یا نرم افزار دیجیتال ثبت کنند:
1. دسترسی راحت
چه کسی می خواهد هر جا که می رود یک دفتر برنامه ریزی با خود حمل کند؟ از طریق تلفن هوشمند خود می توانید به ابزارهای ردیابی دیجیتال دسترسی پیدا کنید که احتمالاً از زمان بیدار شدن تا زمان خواب به راحتی در جیب شماست. همچنین می توانید آنها را در رایانه خود داشته باشید، جایی که داده ها را تجزیه و تحلیل می کنید.
2. قابلیت تنظیم
آیا دوست دارید کارهای خود را به عنوان یک تقویم یا یک لیست مشاهده کنید؟ آیا دوست دارید آنها را بر اساس نوع، فرد، جدول زمانی یا موارد دیگر دسته بندی کنید؟ آیا به آنها کد می دهید؟ ابزار ثبت فعالیت دیجیتال به شما این امکانات را می دهد. اگر نظر خود را در مورد چیدمان یا انتخاب رنگ تغییر دهید، همیشه می توانید دوباره و مجدداً آن را تنظیم کنید.
3. هزینه
آیا اخیراً دفاتر برنامه ریزی را قیمت کرده اید؟ یک دفتر با جلد سخت خوب و زیبا می تواند هزینه زیادی برای شما داشته باشد.
یکی از بهترین کارهایی که می توانید انجام دهید این است که به یک فروشگاه بروید و دفتر برنامه ریزی را لمس کنید، آن را احساس کنید و واقعاً به آن نگاه کنید. بیشتر ابزارهای ردیابی دیجیتال رایگان هستند. برخی نسخه های پولی را با ویژگی های بیشتر ارائه می دهند اما حتی نسخه های رایگان هم با برنامه ریزهای کاغذی رقابت می کنند.
مزایای سیستم فیزیکی
همانطور که برخی از افراد کتاب چاپی را به کتاب الکترونیکی ترجیح می دهند، برخی نیز ترجیح می دهند کارهای روزمره خود را روی کاغذ بنویسند. این گزینه دارای چند مزیت است.
1. حفظ کردن
تحقیقات نشان می دهد که نوشتن مطالب به ما کمک می کند تا آنها را بهتر به حافظه خود بسپاریم. اگر می خواهید یک روتین جدید را به خاطر بسپارید، یک برنامه ریز کاغذی بهترین گزینه برای شما خواهد بود.
2. حریم خصوصی
اگرچه شرکت های نرم افزاری هزینه های زیادی را صرف امنیت داده می کنند اما واقعیت این است که این نقض ها اتفاق می افتد. اگر نگران هستید که برنامه یا فعالیت های شما به دست شخص اشتباهی برسد، یک برنامه ریز کاغذی می تواند انتخاب صحیح تری باشد.
به یاد داشته باشید که ورود به سیستم کاغذ مسئولیت بیشتری را بر دوش شما می گذارد. اگر آن را در یک صندوق امانات نگهداری کنید، هیچ کس نمی تواند گزارش فعالیت شما را بخواند. اما در عین حال، چگونه می خواهید به آن دسترسی پیدا کنید؟ شاید بتوانید از دفاتر قفل دار استفاده کنید.
3. قابل مشاهده بودن
برای دسترسی به ردیاب دیجیتال، باید به آن فکر کنید، برنامه را روی تلفن یا رایانه خود بالا بکشید و وارد شوید. اگر یک گزارش کاغذی را در مکان مناسب قرار دهید، فقط کافی است نگاهی به آن بیندازید.
به همین دلیل است که بسیاری از متخصصان امور بازرگانی، علی رغم داشتن تقویم دیجیتال، هنوز یک تقویم کاغذی را روی میز خود نگه می دارند. هیچ چیز مانند یادآوری بصری ذهن را تکان نمی دهد.
هنگامی که تصمیم گرفتید داده های فعالیت خود را در کجا قرار دهید، باید در واقع آنها را وارد کنید و تجزیه و تحلیل کنید. حالا نیاز به مدیریت زمان دارید تا به فعالیت هایی که تعیین کرده اید رسیدگی کنید.
چگونه با مدیریت زمان می توان فعالیت های روزانه خود را پیگیری کرد
ورود برخی از فعالیت ها از سایر فعالیت ها راحت تر است. آنهایی که دیجیتال هستند، مانند کنفرانس های ویدئویی، ممکن است به دلیل دعوت نامه ای که ارسال کرده اید، از قبل در تقویم شما باشند. بقیه مانند آن پیاده روی در بیابان که شما به خاطر هواخوری هوس کرده اید، ممکن است نیاز به برنامه ریزی و مدیریت زمان داشته باشند.
اینجاست که باید شروع کنید موارد زیر را انجام دهید:
1. تقویم خود را بررسی کنید
آیا آنچه در تقویم شماست با نحوه صرف وقت خود و اینکه می خواهید وقت خود را چگونه بگذرانید مطابقت دارد؟ اگر یاد بگیرید که تقویم خود را به جای اینکه به خودتان اجبار کنید، خود را مالک آن بدانید، این اولین قدم برای ایجاد زندگی مورد نظر خود را برداشته اید.
اگر اینگونه نیست، تقویم خود را پاکسازی کنید. فعالیت ها و رویدادهایی را که دیگر مهم نیستند حذف کنید. به کارهایی که نمی خواهید یا نمی توانید انجام دهید “نه” بگویید. آن را با فعالیت هایی پر کنید که شما را به اهداف تان نزدیک می کند.
2. از تایمر استفاده کنید
برای ردیابی فعالیت های دیجیتالی، از ابزارهای ردیابی فعالیت مانند Toggl یا Harvest استفاده کنید. آنها می توانند جزئیات رویداد را از تقویم شما بیرون بکشند و از شما درخواست می کنند مقدار زمانی که در واقع برای هر فعالیت صرف کرده اید را وارد کنید.
ساده ترین استفاده از این ابزارها با ابزارک، یک نسخه کوچک شده از برنامه است که فقط ابزارهای ضروری آن را نمایش می دهد. ابزارک های ردیابی زمان به شما امکان می دهند تایمر فعالیت را هنگام کار شروع، مکث کرده و متوقف کنید.
اگر ترجیح می دهید از گزارش فعالیت های بدنی استفاده کنید، یک کرونومتر تهیه کنید. در هر صورت، به یاد داشته باشید که پس از انجام هر فعالیت “شروع” و “توقف” را فشار دهید. انتظار می رود حدود دو هفته برای ساختن این عادت وقت بگذارید.
3. زمان را به دقیقه کاهش دهید
هنگام ردیابی وقت خود فراموش کرده باشید که در تایمر روی “شروع” کلیک کنید، بنابراین آن را به جای ساعت 3:23 بعد از ظهر ساعت 3:25 بعد از ظهر می نامید. بنابراین شما تصور می کنید که کار بعدی ذکر شده را در آن زمان شروع کرده اید.
اگرچه به نظر نمی رسد که این مسئله کار بزرگی باشد اما به این فکر کنید که چگونه فعالیت شما را منحرف می کند اکنون نه تنها وقت شما برای انجام آن کار نادرست است، بلکه ممکن است باعث شود زمان شروع یا پایان کار را برای کارهای دیگر تغییر دهید.
شلخته بودن هنگامی که نیاز به تجزیه و تحلیل نحوه صرف وقت خود دارید، به یک مسئله بزرگتر تبدیل می شود. اگر هر کار پنج دقیقه ای “بررسی ایمیل” دو دقیقه بیشتر طول بکشد، ممکن است تجزیه و تحلیل شما خراب شود.
4. یادداشت برداری کنید
آیا هنگام پاسخ دادن به ایمیل، دختر یا پسر شما حواس شما را پرت کردند؟ جای تعجب نیست که دو برابر موارد قبلی طول بکشد. دلیل این کار را در گزارش فعالیت خود یادداشت کنید.
اگر روش کاغذی را دنبال کردید، این کار را با خودکار انجام ندهید. شاید نیاز به تصحیح برنامه پیدا کنید. ردیاب های دیجیتال به شما این امکان را می دهند که فقط یادداشت ها را برای هر فعالیت ضمیمه نکنید، بلکه آنها را به دلخواه به روز کنید.
وقتی زمان ثبت زمان شما فرا می رسد، “چرا” به همان اندازه “کی” و “چه مدت” مهم است. شما باید بدانید که اگر می خواهید مدیریت زمان خود را تقویت کنید، بعضی از کارها بیشتر یا کمتر از زمان انتظار زمان می برد.
5. اصلاحاتی انجام دهید
هرچقدر هم دقیق باشید، باید بدانید همه اشتباه می کنند. اگر مشغول ثبت فعالیت های گروهی هستید – اعم از اینکه یک کار بازاریابی در محل کار یا پختن شام در خانه باشد – از دیگران در گروه بخواهید که به طور دوره ای گزارش فعالیت شما را بررسی کنند.
احتمال دارد که ثبت زمان شما با شرکای شما تفاوت کمی داشته باشد. مهم این نیست که زمان مناسب متعلق به چه کسی است، بلکه شناسایی انواع کارهایی مهم است که اختلافات در آنها معمول باشد. وظایفی که به درستی ثبت نشده اند را نمی توان با اطمینان تجزیه و تحلیل یا به آنها عمل کرد.
6. آن را ذخیره کنید
حافظه شما چقدر خوب است؟ آیا در صورت گم شدن یا به سرقت رفتن می توانید آخرین ماه از فعالیت خود را به یاد آورید؟ احتمالا نه.
اگر از ردیاب فعالیت کاغذی استفاده می کنید، هر هفته از آن عکس بگیرید. عکس ها را در جایی مانند Google Drive بارگذاری کنید. اگر از روش دیجیتال استفاده می کنید، از گزارش فعالیت خود در یک دستگاه ذخیره پشتیبان تهیه کنید. شما هرگز نمی دانید چه زمانی شرکت پشت ردیاب شما منهدم می شود.
7. در داده ها حفاری کنید
هنگامی که یک ماه یا بیشتر اطلاعات فعالیت دارید – و اطمینان دارید که به درستی وارد سیستم شده اید – سرگرمی آغاز می شود. با تجزیه و تحلیل نحوه صرف وقت خود می توانید از وقت خود بهتر استفاده کنید.
نحوه برش دادن داده ها به کارهایی که می خواهید با آنها انجام دهید بستگی دارد. شاید تمام آنچه شما نیاز دارید رقم ساعتی قابل پرداخت در پایان هر ماه است. این آسان است – فقط تمام فعالیت هایی را که در چهار هفته گذشته به نمایندگی از مشتریان خود انجام داده اید اضافه کنید.
استفاده از گزارش فعالیت خود برای بهبود زندگی شخصی خود مستلزم این است که به علایق و ایده آل های خود فکر کنید. آیا برنامه صبحانه شما به طور مداوم زمان کافی برای خوردن صبحانه را برای شما باقی می گذارد؟ در غیر این صورت ، ممکن است لازم باشد زودتر بیدار شوید. آیا شغل حقوقی شما را مجبور می کند بیش از 40 ساعت در هفته کار کنید؟ پس از آن ، ممکن است زمان آن فرا رسیده باشد که شروع به جستجوی مورد جدیدی کنید.
بیشتر کار کنید تا بهتر انجام دهید
روتین روزانه شما ممکن است چیز خاصی به نظر نرسد اما اگر فعالیت های روزمره خود را وارد کنید، خواهید دید که هر روز کارهای زیادی انجام می دهید.
برای مدیریت بهتر وقت خود چه با کنار گذاشتن کارهای غیرضروری و چه با انجام کارآمدتر کارهای موجود، باید زمان خود را پیگیری کنید. فرصت های بهینه سازی وجود دارد شما فقط باید شناسایی آنها را شروع کنید.
منبع:
lifehack
اضافه کردن دیدگاه
اضافه کردن دیدگاه