همانطور که همه ما شنیده ایم “زمان سرمایه است”. در حالی که زمان ارزشمند است، به نظر نمی رسد چیزی باشد که بتوانیم آن را درست درک کنیم و علیرغم این واقعیت که همه ما از اهمیت گرامی داشتن زمان خود آگاه هستیم، ناخودآگاه با تصور غلط از زمان آن را همیشه هدر می دهیم! انگار هنوز با مفهوم زمان و نحوه کارکرد آن دست و پنجه نرم می کنیم. از سوی دیگر، مدیریت زمان به یک وسواس فرهنگی تبدیل شده است و مانند هر پدیده فرهنگی، با افسانه ها و شایعات احاطه شده است.
با درک محدود زمان و این افسانه ها، استفاده عاقلانه از زمان و بهره وری واقعی به طور فزاینده ای دشوار می شود. این تصور غلط از زمان باعث می شود که ما دیدگاهی تحریف شده نسبت به بهره وری داشته باشیم و باعث می شود کارایی کمتری داشته باشیم، انگیزه کمتری داشته باشیم، بیشتر مستعد فرسودگی شغلی باشیم و بیشتر مستعد تصمیم گیری های نادرست باشیم.
برای غلبه بر برخی از این باورهای نادرست، ابتدا باید بفهمیم که “زمان” از نظر بهره وری به چه معناست.
در این مقاله، 8 تصور غلط از زمان را که احتمالاً باعث کاهش بهره وری شما می شوند را معرفی می کنیم.
8 تصور غلط از زمان
1. همه زمان ها برابر است
این یک اشتباه رایج است که فکر کنیم همه زمان ها برابر هستند و ما می توانیم از زمان خود به هر نحوی که دوست داریم استفاده کنیم بدون اینکه با هیچ عواقبی روبرو شویم.
این زمانی اتفاق می افتد که افراد از پیامدهای بلندمدت نحوه گذراندن وقت خود آگاه نباشند. به عنوان مثال، اگر شخصی به طور مداوم کار را به زندگی شخصی خود اولویت می دهد، ممکن است از این که روابط و رفاه کلی خود را به خطر می اندازد غافل باشد.
به طور مشابه، اگر فردی به طور مداوم درگیر فعالیت‌هایی شود که با ارزش ها یا اهداف او همخوانی ندارد، ممکن است غافل باشد که زمان ارزشمندی را که می تواند صرف پیگیری های رضایت بخش تر و معنادارتر شود، تلف می کند.
در حقیقت، برخی اوقات مهم تر از زمان های دیگر هستند و نحوه استفاده ما از زمان تأثیر بسزایی در زندگی ما دارد. به عنوان مثال، زمانی که با عزیزان خود می گذرانیم یا مراقبت از سلامت جسمی و عاطفی ما مهمتر از زمانی است که در رسانه های اجتماعی یا تماشای تلویزیون صرف می کنیم.
با درک این موضوع که همه زمان ها برابر نیستند و برخی از زمان ها با ارزش تر از زمان های دیگر است، می توانیم درباره نحوه اولویت بندی زمان خود و تخصیص آن به چیزهایی که برایمان مهم تر هستند، تصمیم های بهتری بگیریم. این می تواند به یک زندگی رضایت بخش تر و با ارزش تر منجر شود.
2. زمان نامشهود است
یک تصور غلط از زمان این است که مردم ممکن است بر این باور باشند که زمان ناملموس است زیرا مفهومی انتزاعی است که قابل لمس یا دیدن نیست و اینکه دائماً در حرکت است و نمی توان آن را متوقف یا معکوس کرد. درک یا کنترل زمان بسیار دشوار است. در نتیجه مردم بر این باورند که زمان را نمی توان اندازه گیری یا ارزش گذاری کرد.
این تصور غلط از زمان درست نیست.
در حالی که زمان را نمی توان به همان شکلی که پول یا اشیا را می توان دید یا لمس کرد، منبعی غیر قابل لمس و گرانبها باقی می ماند. ارزش آن به جای یک مقدار یا کمیت خاص، با کیفیت آن تعیین می شود.
برای مثال، زمانی که صرف امور مهمی مانند یک تلاش تجاری، دنبال کردن علایق، یادگیری مهارت های جدید، بودن در کنار خانواده و ورزش برای بهبود سلامت می شود، بیشتر از زمانی که برای کارهای با اولویت پایین صرف می شود، ارزشمند است.
ارزش زمان با کیفیت آن سنجیده می شود.
3. زمان بیشتر برابر با بهره وری بیشتر است
بهره وری صرفاً با مقدار زمان در دسترس تعیین نمی شود. در حالی که زمان بیشتر اجازه می دهد تا کار بیشتری انجام شود اما همیشه به این معنا نیست که فرد سازنده تر خواهد بود.
آیا احساس می کنید زمان کافی ندارید؟
نزدیک به 50 درصد از آمریکایی ها گزارش می دهند که احساس می کنند “این روزها وقت کافی ندارند.” با این حال، علیرغم اینکه دائماً احساس می کنند زمان کافی در روز وجود ندارد، بسیاری از آنها ساعت های طولانی به کار خود ادامه می دهند و وقت ارزشمند خود را با دوستان و خانواده قربانی می کنند تا سرانجام به برنامه های شلوغ خود برسند.
حقیقت این است که شما فقط 4000 هفته زندگی دارید و احتمالاً نیمی از آن را قبلاً صرف کرده اید!
سطح مهارت، انگیزه و تمرکز یک فرد همه عواملی هستند که می توانند بر بهره وری تأثیر بگذارند. به عنوان مثال، فردی که به خوبی آموزش دیده و با انگیزه بالا است، ممکن است بتواند یک کار را در زمان کمتر و با کیفیت بالاتر نسبت به فردی که مهارت کمتر یا انگیزه کمتری دارد، انجام دهد.
همچنین چیزی به نام زمان زیاد وجود دارد. وقتی فردی زمان زیادی در اختیار دارد، ممکن است انگیزه یا تمرکز کمتری داشته باشد و حتی ممکن است کار را به تعویق بیندازد. ایجاد تعادل و استفاده عاقلانه از زمان بسیار مهمتر از این است که به سادگی تلاش کنید کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید.
مهم این نیست که چقدر زمان دارید، مهم این است که چگونه از آن استفاده می کنید. افرادی که از زمان خود به نحو احسن استفاده می کنند می توانند در زمان کمتری به همان اندازه کارآمد باشند.
4. مدیریت زمان یعنی انجام کار بیشتر
در حالی که مدیریت زمان می تواند به شما در تکمیل وظایف بیشتر کمک کند اما چیزی بسیار بیشتر است.
یافتن تعادل بین کارهای شخصی، حرفه ای و تفریحی شما جزء کلیدی مدیریت زمان است. مهم است که به خودتان زمان کافی برای استراحت و سوخت گیری بدهید.
اگر سعی کنید کارهای زیادی انجام دهید و بیش از حد به خود فشار وارد کنید، ممکن است فرسودگی شغلی را تجربه کنید که می تواند منجر به کاهش بهره وری و رفاه کلی شود. به همین دلیل بسیار مهم است که زمان استراحت و فعالیت هایی را که برای شما شادی و آرامش به ارمغان می آورد، برنامه ریزی کنید.
5. برای بهره وری، باید همه کارها را خودتان انجام دهید
طبیعی است که باور داشته باشید انجام همه کارها توسط خودتان کنترل بیشتری بر کیفیت و نتیجه یک کار به شما می دهد. همچنین می توانید از این طریق از شکست یا اشتباهات ناشی از واگذاری کار به دیگران جلوگیری کنید.
اما اغلب اوقات، این می‌تواند صرفاً نفس ما باشد که با ما بازی می کند زیرا وقتی همه چیز را به تنهایی کامل می کنیم، احساس غرور و موفقیت می کنیم و ما را به این باور می رساند که خودمان مولدتر هستیم.
در واقع، تلاش برای انجام همه کارها به تنهایی می تواند بهره وری شما را در طول زمان کاهش دهد.
تکروی یک تصور غلط از زمان است و واگذاری کارها به دیگران می تواند به شما کمک کند در زمان صرفه جویی کنید و روی مهم ترین کارها تمرکز کنید. این یک روش کارآمد برای استفاده از توانایی ها و مهارت های دیگران است. واگذاری وظایف به افرادی که در یک زمینه خاص مهارت دارند ممکن است به آنها این امکان را بدهد که کار را کارآمدتر و مؤثرتر از زمانی که خودتان بخواهید انجام دهید، انجام دهند.
واگذاری وظایف همچنین می تواند به تقویت کار تیمی و اعتماد در یک تیم یا سازمان کمک کند. همچنین می تواند به توسعه مهارت ها و دانش دیگران کمک کند که می تواند برای موفقیت کلی تیم یا سازمان مفید باشد.
به طور کلی، واگذاری وظایف می تواند راه خوبی برای افزایش بهره وری و کارایی باشد، اگر به درستی انجام شود.
6. اگر رئیس نیستید، کنترل تقویم غیرممکن است
بسیاری از مردم این تصور غلط از زمان را دارند که اگر رئیس نباشند، به دلیل قدرت تصمیم گیری محدود، نمی توانند تقویم خود را کنترل کنند. آنها ممکن است قدرت تصمیم گیری کمتری داشته باشند و نتوانند زمان برنامه ریزی جلسات و تعیین وظایف را کنترل کنند.
در حالی که اگر رئیس نیستید، ممکن است کنترل تقویم خود چالش برانگیزتر باشد اما همچنان می توانید زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید. چند استراتژی که می توانید امتحان کنید عبارتند از:
- در دسترس بودن خود را مشخص کنید: رئیس و همکاران خود را از در دسترس بودن خود و همچنین وظایف و تعهداتی که دارید مطلع کنید. این می تواند به جلوگیری از برنامه ریزی جلسات یا کارهای غیر ضروری در زمان های غیرمنتظره کمک کند.
- مرزها را تعیین کنید: با رئیس و همکاران خود در مورد وظایف و تعهداتی که می توانید بپذیرید مرزهایی تعیین کنید. این می تواند به شما کمک کند از بار اضافی جلوگیری کنید و مطمئن شوید که زمان کافی برای تکمیل کار خود دارید.
- وظایف را اولویت بندی کنید: از مهمترین آنها شروع کنید و در صورت امکان سعی کنید کارهای کمتر مهم را به دیگران محول کنید یا به تعویق بیندازید.
- از ابزارهای مدیریت زمان استفاده کنید: فهرست کارها، تقویم ها و نرم افزارهای ردیابی زمان تنها تعدادی از ابزارها و تکنیک هایی هستند که می توانند به شما در مدیریت بهتر زمان کمک کنند.
- درخواست کمک: هیچ شرمی در درخواست کمک وجود ندارد. اگر واقعاً در مدیریت زمان خود با مشکل مواجه هستید، به دنبال حمایت از همکار، مدیر یا رئیس خود باشید. آنها ممکن است بتوانند منابع یا نکاتی را ارائه دهند تا به شما در مدیریت موثرتر زمان کمک کنند.
7. خوب است که دائما مشغول باشید
در حالی که برخی از افراد ترجیح می دهند برنامه های خود را تا حد امکان فشرده نگه دارند تا از اتلاف وقت جلوگیری کنند، برخی دیگر این کار را برای همگام شدن با دیگران یا جلوگیری از از دست دادن فرصت ها انجام می دهند.
برخی ممکن است تحت تأثیر فشار اجتماعی قرار بگیرند تا دائماً مشغول باشند و کار را بر سایر جنبه های زندگی خود ترجیح دهند. این می تواند آنها را به این باور برساند که مشغول بودن دائماً خوب است زیرا منیت آنها را تامین می کند تا همیشه کاری را انجام دهند.
با این حال، مشغله بیش از حد می تواند منجر به فرسودگی شغلی و کاهش بهره وری شود. وقتی دائما در حال حرکت هستید، ممکن است زمان کافی برای استراحت نداشته باشید که می تواند منجر به خستگی جسمی و ذهنی شود. زمانی که بیش از حد تحت فشار هستید، تمرکز و تکمیل وظایف ممکن است دشوار باشد.
بنابراین، مهم است که برای استراحت برنامه ریزی کنید تا بتوانید دوباره خود را شارژ کنید.
8. مدیریت زمان یک راه حل یکباره است
با توجه به بسیاری از نکات بهره وری که به صورت آنلاین در دسترس هستند، دیدن فرمول های مختلف افراد برای افزایش بهره وری معمول است. در حالی که این پیشنهادها ممکن است در مواقعی کارساز باشند اما به طور مداوم کار نخواهند کرد. این به این دلیل است که عادات خوب مدیریت زمان، مانند اولویت بندی، برنامه‌ریزی و پایبندی به آن، توسعه و حفظ آن مستلزم زمان و تلاش است و ثبات برای اثربخشی ضروری است.
همچنین مهم است که استراتژی های مدیریت زمان خود را به طور منظم مرور و تنظیم کنید زیرا عوامل زیادی می توانند بر توانایی شما برای مدیریت موثر زمان تأثیر بگذارند، مانند تغییر در تعهدات کاری یا شخصی، تغییر در اهداف و اولویت ها و تغییرات در حجم کار.
به یاد داشته باشید، مدیریت زمان یک فرآیند مداوم است که برای موفقیت نیاز به تلاش و توجه مداوم دارد.
حرف آخر
تصور نادرست از زمان می تواند منجر به انتظارات و دیدگاه های غیر واقعی شود.
به موقع، مانع از استفاده بهتر افراد از زمان خود می شود. علاوه بر این، تصورات غلط در مورد مدیریت زمان می تواند منجر به مدیریت ناکارآمد زمان شود. افرادی که معتقدند برای بهره وری باید بی وقفه کار کنند، ممکن است وقت خود را تلف کنند.
درک افسانه های مدیریت زمان می تواند به شما کمک کند از زمان خود به طور موثرتر و کارآمدتر استفاده کنید و همچنین نگرش مثبت تری نسبت به مدیریت زمان داشته باشید.
منبع:
lifehack
اضافه کردن دیدگاه
اضافه کردن دیدگاه